E-Delegacje

BeeOffice zawiera gotowe formularze dla typowych wniosków i wstępnie skonfigurowany workflow dla urlopów, delegacji i innych procesów. Nie musieliśmy więc tworzyć koncepcji nowego portalu „od zera” – wystarczyły tylko niewielkie dostosowania prekonfigurowanych rozwiązań. Dzięki temu zaangażowanie zespołu HR, IT i Księgowości we wdrożenie było ograniczone dosłownie do kilku dni. Samo narzędzie okazało się proste i łatwe w obsłudze, przez co nasi pracownicy szybko i bez problemów zaczęli z niego korzystać.

W 2015 r. liczba podróży służbowych odbytych przez pracowników Grupy Integer przekroczyła cztery tysiące. Przy tej liczbie i stopniu złożoności rozliczeń delegacji do wielu krajów szacuję, że decyzja o skorzystaniu z Delegacji w BeeOffice pozwoliła nam na zaoszczędzenia ponad 300 godzin miesięcznie w całej organizacji, w porównaniu z poprzednim modelem, w którym proces był obsługiwany ręcznie. Dodatkowo większa przejrzystość kosztów związanych z podróżami służbowymi i możliwość ich pełnego mierzenia przyczyniła się do dalszych oszczędności. Koszty podróży zostały zmniejszone o około 30%.

Firmowa flota znalazła swoją część systemu, która pozwoliła pozbyć się arkuszy kalkulacyjnych i raportów przez e-mail. Ponad 60 samochodów ma wprowadzone dane o przebiegu, naprawach, rozliczeniach, paliwie, zbliżających się przeglądach oraz całą historię zdarzeń z nimi związanych.

Zakup gotowej platformy BeeOffice i uruchomienie modułu Delegacji pozwoliło na przeprowadzenie wdrożenia i uruchomienie rozwiązania w całej Grupie Integer w ciągu kilkunastu tygodni. Aplikacja jest utrzymywana w modelu SaaS, dzięki czemu nie musieliśmy inwestować w infrastrukturę sprzętową. Z tego wynika również krótszy czas i niższe koszty wdrożenia BeeOffice.