O BeeOffice

BeeOffice to wirtualny specjalista od spraw prostych i powtarzalnych, ale ważnych i często „zaniedbanych” informatycznie. Są różne powody, dla których te procesy pozostają nieobsłużone przez działające w organizacji rozwiązania IT:

• obecne systemy w ogóle nie mają takich funkcji, bo koncentrują się na innym obszarze (np. klasyczny system ERP, HR, CRM, firmowy intranet)
• wsparcie danego procesu obecnym systemem byłoby kosztowne, np. ze względu na wysokie koszty licencji lub wdrożenia
• proces dotychczas uchodził za „niemożliwy do informatyzacji” lub zbyt błahy – nikt nie zastanawiał się nad możliwością jego obsłużenia inaczej niż tylko „ustnie” lub „papierkowo”
• firma lub dział mają ograniczony wpływ na zakup lub rozwój narzędzi IT (np. firma korzysta z korporacyjnego systemu ERP bez możliwości ingerencji w niego; dział nie dysponuje budżetem na zakup narzędzi IT do własnego wykorzystania; firma nie posiada rozwiniętego intranetu)

• Dużo mniej pytań od pracowników do przełożonych i działów finansów, HR i administracji (każdy może sprawdzić status swojej sprawy w aplikacji)
• Koniec ze zduplikowanymi lub nieuzasadnionymi wnioskami
  (np. dwukrotne rozliczenie tej samej delegacji, urlop powyżej dostępnego limitu)
• Kontrola nad firmowymi wydatkami (pracownicy wprowadzają wnioski zakupowe do akceptacji przez przełożonych – bez wcześniejszej akceptacji kosztów księgowość nie przyjmie faktury)

• Status spraw dostępny od ręki w aplikacji (czy mój urlop już zaakceptowany, czy moja delegacja rozliczona)
• Mnóstwo spraw można załatwić zdalnie (np. złożyć wniosek urlopowy, rozliczyć delegację)
• Eliminacja pomyłek, dzięki automatycznym obliczeniom (np. kalkulacja diety w delegacji, informacja o dostępnym limicie urlopowym)
• Dużo mniej powtarzalnych, rutynowych czynności np. w działach HR, finansów

Kluczowym elementem pakietu BeeOffice jest możliwość integracji z istniejącymi w firmie systemami, w tym z ERP czy HR. W ten sposób BeeOffice staje się naturalnym uzupełnieniem i dopełnieniem istniejących rozwiązań IT. Wymiana danych może być zrealizowana na różne sposoby.

• BeeOffice eksportuje/importuje pliki tekstowe lub XML, dostosowane do formatu stosowanego przez inne systemy (SAP, Comarch Optima, Sage, Navision i in.).
• BeeOffice wywołuje interfejs API web service w innym systemie, aby przekazać lub pobrać z niego dane. Typowym przykładem jest wprowadzanie urlopów do systemu HR lub księgowanie delegacji w systemie finansym, na podstawie wniosków zatwierdzonych w BeeOffice.
• BeeOffice oferuje szeroki zakres funkcji API REST, z którego może skorzystać firmowy zespół IT bądź inny dostawca integrujący swoje rozwiązania z BeeOffice. API REST oferuje dostęp do odczytu i zmian kilkudziesięciu ‚obiektów danych’ i jest stale rozwijane.

API REST BeeOffice jest udostępnione poprzez framework Swagger, który zapewnia przejrzystą dokumentację i środowisko testowania API wbudowane w aplikację.