Cyfrowa firma dzięki BeeOffice

All for One Poland w podpoznańskich Złotnikach dziś świecą pustkami. Tylko gdzieniegdzie przy biurku siedzi samotny konsultant. A mimo to projekty się toczą i startują w terminie, klienci serwisowi są obsługiwani zgodnie ze swoimi SLA i wszyscy pracownicy wykonują przydzielone im zadania.

Praca zdalna to dla nas nie pierwszyzna i stosunkowo łatwo przyszło nam dostosowanie się do warunków epidemicznych. Jak większość firm, korzystamy z aplikacji do prowadzenia czatów, wymiany plików i telekonferencji, łączymy się zdalnie z firmową siecią itp.

Jednak tym, co spina nas jako organizację i pozwala utrzymać łączność między firmą i pracownikami, jest dostępny w chmurze portal BeeOffice. Service desk dla zgłoszeń do IT, terminarz, wnioski urlopowe, rozliczanie delegacji… Dzięki digitalizacji tych procesów możemy spokojnie pracować z domu, nie zaniedbując swoich obowiązków i mając pewność, że nasze sprawy kadrowe i rozliczenia z pracodawcą będą załatwione jak zwykle.

COVID kiedyś wreszcie się skończy, ale już dziś wiadomo, że na trwałe zmienią się organizacja pracy i relacja pracownik – firma. Dzisiaj BeeOffice pomaga nam i naszym klientom funkcjonować w czasie pandemii. Jutro i pojutrze cyfryzacja procesów i informacji, osiągnięta dzięki BeeOffice, będzie oczywistą częścią sposobu pracy organizacji. Organizacji sprawniejszej na co dzień i gotowej do działania w kryzysowych warunkach.

Praca zdalna z domu. Pięć biur – Złotniki, Poznań, Warszawa, Kraków, Bydgoszcz. Konsultacje u klientów – co prawda znacznie rzadsze niż zwykle. Do tego oczywiście urlopy i L4. Tak wygląda pandemiczna codzienność ponad 400 pracowników All for One Poland. Kto gdzie jest, gdzie pracuje? Terminarz BeeOffice to nasza „lista obecności”, w której zaznaczamy nasze aktywności i mamy wgląd w aktywności naszych kolegów.

Mam pilną sprawę do kolegi z zespołu SD, ale on nie odpowiada na mojego mejla. Dlaczego? Zaglądam do Terminarza i już wszystko jasne – kod CLE (child-care leave) mówi mi, że do końca tygodnia jest nieobecny. Muszę poradzić sobie inaczej.

W terminarzu planujemy i zapisujemy także plan urlopów (wnioski wypełnione i aktywowane w systemie), spotkania, szkolenia, prace w projekcie… Aktywności zwykle dodajemy sami. Mogą to też robić przełożeni.

Na podstawie zapisanych aktywności i ich przypisań do zleceń, projektów czy klientów można rozliczać z klientami czas pracy czy śledzić rentowność projektów. BeeOffice można też zintegrować rejestratorami czasu pracy. Dla jednego z naszych klientów, który w swojej siedzibie korzysta z takiego rozwiązania, rozszerzyliśmy funkcjonalność na czas pracy zdalnej, dodając możliwość wirtualnego „odbijania karty”. Klikając w odpowiednie pola, pracownicy sami potwierdzają czas rozpoczęcia i zakończenia pracy w aplikacji.

Do biura centrali All for One Poland w podpoznańskich Złotnikach jest przypisanych ponad 300 osób. Zajmujemy tu trzy piętra w kilkuskrzydłowym budynku. Nie jest to co prawda labirynt, ale funkcjonalność Plan biura, w której można wyświetlić rozplanowanie stanowisk pracy w poszczególnych pomieszczeniach wraz z przypisanymi do nich osobami, bardzo ułatwia orientację w terenie. I to nie tylko nowym pracownikom.

Nowe zastosowanie dla tej funkcjonalności BeeOffice znalazł jeden z naszych klientów, firma zajmująca duże powierzchnie biurowe w Warszawie. W sytuacji gdy większość jej pracowników i tak pracuje zdalnie, z domów, racjonalnym krokiem okazało się ograniczenie liczby stanowisk pracy. Obecnie biurek jest mniej niż pracowników. Jednak tzw. hotdeskami, stanowiskami nieprzypisanymi do konkretnego pracownika, trzeba odpowiednio zarządzać. Na życzenie klienta do funkcjonalności Plan biura dodaliśmy system rezerwacji biurek. Pracownik, który planuje pracować z biura, wybiera dostępne stanowisko i zaznacza dni (lub godziny), kiedy chce z niego korzystać. Można także rezerwować całe pomieszczenia, np. salki konferencyjne.

Teraz, w trakcie pandemii, BeeOffice pozwala firmie zapewnić zachowanie dystans społecznego (narzucone odległości pomiędzy biurkami). Po prostu część stanowisk jest zablokowana do rezerwacji.

Choć w zmienionych warunkach, poszczególne zespoły All for One nadal realizują swoje zadania, a to wiąże się z dokonywaniem zakupów firmowych. Zakupy materiałów biurowych, sprzętu IT i różnych usług wymagają akceptacji kosztów a potem rozliczenia.

Cały ten proces jest zdigitalizowany w module Zakupy BeeOffice. Za pomocą odpowiedniego formularza składamy wniosek zapotrzebowania, który następnie trafia do akceptacji przełożonego i dalej dyrektora finansowego. Wszystko odbywa się bez papierów, bez chodzenia do przełożonego czy księgowości. Faktura jako załącznik może być podpięta do zapotrzebowania, a wszelkie wyjaśnienia, uzasadnienia i dodatkowe załączniki mogą być zawarte w formularzu.

Pracownik jest na bieżąco informowany o statusie wniosku, a przełożony – dzięki zbiorczym raportom podsumowującym, na wgląd w koszty zespołu w wybranym przekroju i okresie.

Moduł Service Desk powstał z myślą o obsłudze zgłoszeń IT. I w tym obszarze korzystamy z niego najszerzej. Jako że jesteśmy firmą informatyczna, zakres i tematyka zgłoszeń jest zapewne nieco szersza niż w firmach o innych profilach, ale i w All for One częste są zgłoszenia typu awaria drukarki, nie działa mi myszka, potrzebna pomoc w obsłudze aplikacji, przygotowanie komputera dla nowego pracownika… Zgłaszanie zadań dla administratora IT poprzez dedykowaną aplikację pozwala uporządkować proces, zautomatyzować i usprawnić jego obsługę. Do każdego zgłoszenia zostaje przypisana osoba odpowiedzialna, każda zmiana statusu skutkuje powiadomieniem, dostępna jest także historia zgłoszeń.

Uprządkowanie procesu obsługi pracowników docenił także zespół administracji All for One. Jeśli pracownicy chcą załatwić np. sprawy związane z telefonem służbowym, zgłosić usterkę techniczną w firmowej kuchni, toalecie czy mieszkaniu służbowym – robią zgłoszenie w BeeOffice Service Desk.

Jeden z naszych klientów poszedł o krok dalej i wykorzystuje tę funkcjonalność w realizacji zadań działu HR. Pracownik potrzebuje zaświadczenia o zatrudnieniu lub informacji o dochodach, a cały dział HR pracuje zdalnie? Składa odpowiedni wniosek w aplikacji service desk i za chwilę otrzymuje informację, kto zajmuje się jego zgłoszeniem, następnie – w oknie aplikacji może odpowiedzieć na dodatkowe pytania oraz uzyskać informację, kiedy i w jakiej formie dokument zostanie mu dostarczony.

Moduł delegacji należy do najpopularniejszych wśród naszych klientów. Niektórzy z nich rozliczają w BeeOffice tysiące delegacji w miesiącu. Także i my jesteśmy firmą w nieustającej podróży, w kraju i za granicą.  Choć teraz jest delegacji znacznie mniej to – paradoksalnie – tę funkcjonalność w BeeOffice doceniamy jeszcze bardziej.

Rozliczenie podróży odbywa się elektronicznie. Bez przychodzenia do biura, bez podpisu szefa i przynoszenia faktur i biletów do księgowości – która również pracuje zwykle z domu. Wystarczy w aplikacji złożyć elektroniczny wniosek z informacjami o celu i terminie podróży, środkach transportu itp., a następnie dołączyć skany lub zdjęcia faktur i biletów. BeeOffice automatycznie oblicza dietę i kwotę do zwrotu. Wniosek jest następnie akceptowany na zdefiniowanej ścieżce i rozliczany w księgowości. Pracownik otrzymuje  informację o rozliczeniu, ewentualnie jest proszony o uzupełnienie informacji.

Forum BeeOffice to moduł, który ma tyle zastosowań, ile korzysta z niego firm. W All for One kierownicy projektów zamieszczają w nim informacje o zakończonych z sukcesem wdrożeniach, ale także – służy jako repozytorium informacji, jak załatwić sprawy kadrowe czy administracyjne. Jest też tablicą ogłoszeń o szkoleniach wewnętrznych, a czasem pracownicy skrzykują się tu na sesję online Counter Strike’a.