Digitalizacja HR w BeeOffice

Coraz większa rola działów HR w nowocześnie zarządzanych firmach pociąga za sobą wzrost kosztów. A zatem – jeśli tylko jest to uzasadnione ekonomicznie, warto automatyzować jak najwięcej procesów kadrowo-płacowych. Najkorzystniej jest automatyzować wszystkie procesy powtarzalne, natomiast niekoniecznie zdarzenia sporadyczne i zajmujące stosunkowo niewiele czasu.

Poza aspektem oszczędnościowym, automatyzacja procesów HR z wykorzystaniem systemów IT ma jeszcze jedną ważną zaletę – rejestrację zdarzeń i automatyczne zbieranie danych, które można dalej w analizować i na podstawie których można podejmować lepsze decyzje w zakresie polityki personalnej.

Raiffeisen Bank International AG (Spółka Akcyjna) Oddział w Polsce świadczy usługi związane z portfelem przeniesionym z działalności byłego Raiffeisen Bank Polska SA po sprzedaży jego podstawowej działalności bankowej do Banku BGŻ BNP Paribas SA, zgodnie z umową zawartą w listopadzie 2018 r. Wartość portfela Raiffeisen Bank International AG (Spółka Akcyjna) Oddział w Polsce wynosi około 3,3 mld euro i obejmuje głównie detaliczne produkty hipoteczne w walutach obcych. Obecnie zatrudnia około 250 pracowników.

Kontynuując wypracowaną jeszcze za czasów Raiffeisen-Polbank strategię HR, Bank stawia na wydzielenie usług powtarzalnych i czasochłonnych, które nie budują przewagi konkurencyjnej, i oddanie ich zaufanym partnerom w outsourcing. Jednym z takich procesów jest naliczanie płac. Usługa wymagająca sporego nakładu zasobów i krytyczna z punktu widzenia pracownika, paradoksalnie w niewielkim stopniu buduje pozytywny obraz pracodawcy. To oczywiste, że płace mają być po prostu poprawnie i na czas zrealizowane. W zakresie obsługi procesu kadrowego i płacowego Bank korzysta z usług Business Process Outsourcing (BPO) w SNP Poland (aktualnie All for One Poland).

Przedmiotem stałej obsługi kadrowej jest prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z polskim prawem, prowadzenie akt osobowych, kontrola i ewidencjonowanie badań lekarskich (wstępnych, okresowych i) z zakresu medycyny pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika z uwzględnieniem absencji pracownika, generowanie i przesyłanie do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i wyrejestrowujących.

W zakresie płac usługa obejmuje przygotowanie list płac, pasków płacowych oraz generowanie przelewów wynagrodzeń. SNP odpowiada także za kontakty z US, ZUS, PFRON. Zakres współpracy z tymi instytucjami został określony dość szeroko. Na życzenie banku sporządzane są także dodatkowe raporty i zestawienia płacowe (zestawienia składników zmiennych, przelewów, zestawienia potrąceń komorniczych). Cyklicznie wykonywany jest audyt poprawności naliczania wynagrodzeń.

Współpraca obejmuje zarówno proces płacowy jak i kadrowy.

Service Desk jest jednym z modułów BeeOffice, a więc korzysta z zalet integracji różnych funkcji w jednym miejscu: posługuje się jedną listą pracowników, zaś dostęp do niego jest kontrolowany uprawnieniami definiowanymi w ramach mechanizmu wspólnego dla wszystkich funkcji BeeOffice.

Na podstawie dobrych doświadczeń z korzystania z rozwiązania z rodziny BeeOffice, a także ze współpracy z jego dostawcą – firmą SNP (aktualnie All for One Poland), Bank zdecydował się szerzej wykorzystać tę platformę w celu rozszerzenia samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej, a tym samym budowania pozytywnego obrazu firmy wśród pracowników.

W momencie wyboru rozwiązania HR dla nowo tworzonej organizacji zależało nam na jak najkrótszym czasie wdrożenia i udostępnienia narzędzia pracownikom. Szukaliśmy rozwiązania elastycznego, a w następnej kolejności atrakcyjnego cenowo. BeeOffice wpasował się we wszystkie z naszych potrzeb. Uzyskaliśmy pierwszą działającą produkcyjnie wersję w niespełna dwa miesiące od podpisania umowy. Następnie włączaliśmy kolejne moduły i przenosiliśmy inne procesy do tego rozwiązania.

Ważną dla nas zaletą BeeOffice jest pozytywny odbiór pracowników – system jest przyjazny i intuicyjny w obsłudze. Dodatkowo, ale to już element istotny przede wszystkim z perspektywy odpowiedzialnego za te procesy zespołu HR, doświadczyliśmy bardzo dobrego wsparcia ze strony zespołu wdrożeniowego. Cały czas pracujemy też nad nowymi funkcjonalnościami, które ułatwią załatwianie spraw kadrowych pracownikom i menedżerom, a zespołowi HR umożliwią przekierowane zasobów z zadań typowo administracyjnych na rozwój różnorodnych działań służących stworzeniu optymalnego miejsca pracy dla całego zespołu RBI.

Adrian Sejdak, Zastępca Dyrektora Generalnego Raiffeisen Bank International Oddział w Polsce

Co konkretnie oznacza employee experience w kontekście biznesowych narzędzi informatycznych? W skrócie to samo, co pozytywne doświadczenia użytkownika (user experience) w świecie aplikacji „cywilnych”. Jako pracownicy – bez względu na rolę w organizacji i zadania do wykonania w systemach, chcemy, by systemy były intuicyjne w obsłudze, chcemy widzieć (mieć łatwy dostęp) do wszystkich potrzebnych w danym procesie funkcji – i do niczego więcej, co mogłoby zaciemniać obraz. Intuicyjna obsługa ergonomiczne i estetyczne ekrany, proste polecenia w zrozumiałym języku, ograniczona do minimum możliwość popełnienia błędu, podpowiedzi, przypomnienia, skalowalność, możliwość łatwego dostosowania wyglądu do preferencji. I oczywiście mobilność. Wersja na smartfona i inne urządzenia mobilne stała się oczywistością.

W Raiffeisen oceniono, że BeeOffice spełnia powyższe kryteria. Dodatkowym argumentem był krótki czas uruchomienia narzędzia. W Raiffeisen potrzeba było zaledwie ośmiu tygodni, by ta dostępna poprzez stronę WWW platforma stała się dla pracowników wygodnym i intuicyjnym w obsłudze centrum spraw pracowniczych.

Pracownicy Raiffeisen planują urlopy i składają wnioski urlopowe, także rejestrują inne nieobecności (np. zwolnienia lekarskie, wolne za nadgodziny) w BeeOffice. W każdej chwili mogą również sprawdzić, ile mają jeszcze dni urlopu do końca roku, czy wykorzystali już dodatkowe dni wolne w związku z wychowaniem dziecka lub jak wygląda ich harmonogram urlopowy na dany rok.

Moduł Urlopów realizuje obsługę całego procesu akceptacji i kontroli wykorzystania urlopów całkowicie online, bez dokumentów papierowych. Dane o urlopach pracowników są dostępne dla nich samych a także dla przełożonych, zgodnie ze zdefiniowanym systemem uprawnień.

W rejestrowaniu i rozliczaniu czasy pracy wykorzystywana jest funkcjonalność Terminarza BeeOffice. System uwzględnia podział na pracę w standardowych godzinach, jak i w godzinach nadliczbowych.

Pracownik deklaruje, czy nadgodziny powinny zostać wypłacone, czy rozliczone jako czas wolny do odebrania w późniejszym terminie. Następnie przełożony akceptuje lub odrzuca propozycję pracownika.

Rozliczenie nadgodzin odbywa się automatycznie, łącznie z przeliczeniem wysokości należnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem 50- lub 100-procentowego dodatku, zgodnie z przepisami. Dane trafiają do zespołu BPO SNP (aktualnie All for One Poland) w celu ujęcia ich na liście płac.

Do planowania, akceptacji i rozliczania podróży służbowych służy samoobsługowy formularz modułu Delegacje, dostępny online dla pracownika, przełożonego i księgowości. Stawki diet kraju i za granicą, środki transportu, hotele inne wydatki, kursy walut – system krok po kroku prowadzi kolejnych uczestników tego procesu, wyręczając ich tam, gdzie to możliwe (np. aktualizowane automatycznie kursy walut) i proponując daleko idące ułatwienia. Mamy na przykład możliwość bezpośredniego załączenia zdjęcia biletu lub rachunku za taksówkę w aplikacji mobilnej, jeszcze w trakcie podróży. Tu naprawdę przydaje się mobilna wersja BeeOffice.

Workflow wniosku delegacji odbywa się zgodnie ze zdefiniowaną procedurą, a system rejestruje datę, czas i osobę podejmującą działania na każdym etapie. W równie przyjazny sposób przełożony może analizować koszty i czas podróży swojego zespołu według krajów, miejscowości lub osób.

W rozproszonej organizacji dużym wyzwaniem jest umożliwienie zatrudnionym wglądu w dotyczące ich dokumenty HR. W Raiffeisen pracownik ma dostęp do swojej teczki pracowniczej z poziomu BeeOffice – umowy, aneksy, wnioski… – skany wszystkich dokumentów można przejrzeć w każdej chwili, bez angażowania pracowników HR. To działa także w drugą stronę – dział HR może łatwo dotrzeć do pracownika, grupy pracowników lub całego zespołu, rozsyłając różnego rodzaju dokumenty i formularze i wymagając akceptacji oświadczeń i wniosków. System pozwala na zdefiniowanie przypomnień i eskalację do przełożonego.

Samoobsługa pracownicza w Raiffeisen obejmuje m.in. składanie w BeeOffice wniosku o zmianę numeru konta, wniosek o wydanie zaświadczenia kadrowego, zwrot za okulary, oświadczenie o możliwości pracy w ruchomym czasie pracy i następnie wniosek o możliwość pracy w ruchomym czasie pracy.

Formularze tych dokumentów wypełnia się intuicyjnie i – co ważne – pracownik nie musi się zastanawiać, do kogo dany wniosek skierować. Po prostu go aktywuje, a w tle rusza odpowiednie workflow.

Do obsługi wniosków kadrowych wykorzystano funkcjonalność dokumentów do akceptacji w Forum BeeOffice. Ale Forum służy także jako ogólnofirmowa baza wiedzy, w której można znaleźć m.in. informacje o szkoleniach obowiązkowych (np. RODO), wszelkie regulaminy i obowiązujące procedury, a także instrukcje obsługi BeeOffice. Sekcja FAQ to dobry punkt wyjścia, jeśli szuka się najważniejszych informacji z zakresu samoobsługi pracowniczej – nie tylko dla nowych pracowników.

Innym przykładem ograniczenia obiegu dokumentów papierowych i automatyzacji w przyjaznym środowisku jest obsługa zapotrzebowań na szkolenia. Obieg wniosku jest zdefiniowany w BeeOffice i obejmuje wszystkie zainteresowane strony, włącznie z osobą akceptującą koszty szkolenia.

Powyższe przykłady automatyzacji procesów HR opierają się na standardowych, łatwo konfigurowalnych funkcjach BeeOffice. W Raiffeisen pojawiła się też potrzeba uporządkowania i digitalizacji kolejnych procesów: przyjęcia nowego pracownika oraz zakończenia współpracy. Standardowo w BeeOffice obsługa onboardingu i offboardingu nie jest zaimplementowana, ale zestaw dostępnych funkcji i elastyczność ich wykorzystania pozwoliły na szybkie dostosowane narzędzia do wymagań firmy.

Po zakończonej rekrutacji proces przyjęcia nowego pracownika zainicjowany przez uprawnionego menedżera, który wypełnia dostępny w BeeOffice wniosek, w którym podaje imię i nazwisko, stanowisko, przypisanie organizacyjne i lokalizację, a także rodzaj umowy wraz z wynagrodzeniem zasadniczym. Taki wniosek kierowany jest do zespołu HR, który go akceptuje bądź odrzuca (np. celem korekty lub uzupełnienia). Zespół HR określa również dodatkowe osoby, które wymagane są do zaakceptowania wniosku (np. w sytuacji gdy ustalone wynagrodzenie nie mieści się w zakładanym budżecie).

Po uzyskaniu wymaganych akceptacji zespół HR uzupełnia wniosek o informacje dodatkowe, takie jak numer osobowy nowego pracownika, określa również warunki panujące w miejscu pracy, które służą osobie z kadr do wystawienia skierowania na badania medycyny pracy. Zatwierdzenie uzupełnionego wniosku powoduje założenie – na razie jeszcze nieaktywnego – konta w BeeOffice. Równocześnie następuje przekazanie informacji o nowym pracowniku do wewnętrznego systemu, służącego do przypisywania uprawnień.

Po zakończeniu rejestrowania użytkownika w systemach wewnętrznych, założeniu skrzynki pocztowej, ustaleniu służbowych numerów telefonów następuje przekazanie wymaganych danych do BeeOffice i uzupełnienie konta. Kolejny krok to aktywacja konta pracownika w BeeOffice. Następnie o tym fakcie powiadamiane są zespoły zaangażowane w przyjęcie nowego pracownika. Zespoły BHP, administracji, IT, HR oraz przełożony otrzymują stosownego mejla, z informacjami właściwymi z perspektywy danego odbiorcy.

Proces offboardingu także jest realizowany na formularzu odpowiedniego wniosku menedżerskiego. Wniosek zakłada pracownik działu HR i jest to forma rozliczenia odchodzącego pracownika pomiędzy działem kadr, administracją, menedżerem. Tego formularza nie wypełnia odchodzący pracownik. Dla niego udostępniono inny wniosek, tzw. obiegówkę. Tam gdzie to możliwe, pracownik jest rozliczany zdalnie (np. księgowość potwierdza, że pracownik nie ma żadnych zaległości wobec firmy).

W firmie o rozproszonej strukturze, z oddziałami w różnych lokalizacjach, w których oprócz pracowników i działu HR występuje także trzecia strona – zewnętrzny dostawca usług BPO, spójna i elastyczna platforma wymiany informacji i działań samoobsługowych wydaje się koniecznością.

BeeOffice to elastyczne narzędzie składające się z gotowych do szybkiej implementacji modułów obsługujących standardowe procesy organizacji. Elastyczność rozwiązania daje równocześnie możliwość rozwoju i dopasowana do specyficznych procesów klienta – ciągle z zachowaniem podstawowej logiki aplikacji (nacisk na samoobsługę, system akceptacji i eskalacji kolejnych kroków procesu).

Szeroka paleta procesów realizowanych w BeeOffice oraz troska o dobre employee experience na każdym etapie korzystania z narzędzia stały się źródłem sukcesu aplikacji w Raiffeisen.

BeeOffice stało się centrum spraw kadrowych dla pracowników, przełożonych i działu HR. Pracownicy szybko przekonali się, że zyskali lepszy dostęp do informacji, a samoobsługa w tym wypadku oznacza – także dla nich – oszczędność czasu i sprawniejszą obsługę wniosków (np. rozliczanie delegacji, wydawanie dokumentów, o które prosili). Wiele procesów realizuje się w tle, po naciśnięciu przycisku „aktywuj”, a zainteresowany zawsze może sprawdzić, na jakim etapie (u kogo) jest obecnie jego wniosek. Pracownik jest niejako zwolniony z pamiętania o wielu sprawach, bo wie, że BeeOffice przypomni mu o czynnościach do wykonania. Cała funkcjonalność jest także dostępna z poziomu aplikacji mobilnej.

BeeOffice to krótszy czas spędzony na obsłudze HR, uporządkowanie procesów, jasna struktura akceptacji, eskalacji i zastępstw, szybkie dostosowanie narzędzia do zmian organizacyjnych czy też zmian prawnych. to konkretne parametry, przekładające się na realne oszczędności.

Raiffeisen Bank International AG (Spółka Akcyjna) Oddział w Polsce świadczy usługi związane z portfelem przeniesionym z działalności byłego Raiffeisen Bank Polska S.A. po sprzedaży jego podstawowej działalności bankowej do Banku BGŻ BNP Paribas S.A. zgodnie z umową zawartą w listopadzie 2018 r. Wartość portfela Raiffeisen Bank International AG (Spółka Akcyjna) Oddział w Polsce wynosi około 3,3 mld EUR i obejmuje głównie detaliczne produkty hipoteczne w walutach obcych.